[Episode 2] Les principes fondamentaux du RGPD | Le principe de minimisation

Dans le RGPD, on peut lire que les données sont « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Il s’agit du principe de minimisation des données.

Mais concrètement, qu’est-ce que cela veut dire ?

Le principe de minimisation peut en fait se traduire de différentes façons.

1- Limiter sa collecte dès le départ

En créant vos propres formulaires, outils ou process de collecte, assurez-vous dès le départ que ces éléments vous permettront de collecter le strict nécessaire. Ainsi, vous éviterez les collectes disproportionnées dès le début !

2- Faire du tri

Si les données vous sont fournies directement par les personnes concernées, sans cadre strict, il est fréquent que les collectes de données s’avèrent disproportionnées. C’est le cas lorsqu’on laisse dans des questionnaires des champs libres, ou que l’on utilise des zones blocs notes. Mais cela peut aussi arriver si la personne vous envoie d’elle-même des courriers ou courriels trop généreux en informations !

Dans ce cas :

• Pour les champs libres : passez-les en revue régulièrement. S’il y a des données inutiles, purgez-les sans attendre.
• Pour les zones bloc-notes pouvant être complétées par vos collaborateurs : la logique sera la même : contrôler et supprimer.

La réalisation d’audits réguliers et le recours à des outils automatiques vérifiant les mots contenus dans les zones bloc-notes peuvent également être envisagés. Sans oublier la sensibilisation des collaborateurs pour qu’ils adoptent le réflexe de noter le strict nécessaire.

• Si le surplus vient des personnes concernées : là encore, le plus simple sera d’être attentif et de purger l’excédent.

Nos conseils peuvent vous sembler très simples…et ils le sont ! Mais ils vous seront très efficaces ! C’est par un contrôle rigoureux et attentif suivi d’actions adaptées que vous pourrez respecter le principe de minimisation, et ce, jusqu’à ce que les bonnes pratiques soient adoptées.

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